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伍强精品课堂:物流集成设备的招标文件起草

作者:尹军琪 时间:2022/05/23 来源:巴黎澳门人娱乐网站

        编者按:尹军琪专著《现代物流系统集成-方法、实践与思辨》一书自出版以来,受到行业内的广泛关注,在短短数月间,已进行3次重印。本微信号授权转载部分内容,欢迎读者下载保存。


        01 概述

        招标文件的起草和招标评审是非常重要的工作,也是考验各方技术水平的关键内容之一。招标在很大程度上决定了项目的成败,因为如果没有选择合格的供应商,要高质量完成项目是不可能的。

        事实上,招标文件的起草和招标评审并不是非常困难的事,有些甚至是程序化的工作,但即使这样,很多人对此并不熟悉。

        作为一个物流系统集成商,当然需要了解招标标的物的详细内容和技术要求,要确认投标人是否具备提供合格产品和服务的能力,这是基本要求。

        如果不了解产品的基本参数和技术指标,要完成标书的起草是困难的。物流产品种类繁多,加上使用场合不同,要求很难简单确定。这为招标书的起草和评审增加了难度。在这方面,很多行业内的专家也常常犯错误。

        一项非标系统的招标,很难对系统的每个细节准确描述,因此,强调系统的完整性很重要。完整性的要求是有专业定义和约束的,有时无须对每一个细节进行过多的阐述,有的用户不明白其中道理,要求标书特别详细,其实结果会适得其反。

        招标文件简单分为技术部分和商务部分,其中商务部分有成熟的范本可供参考,本篇仅就技术部分进行讨论。

        02 基本要素

        招标文件技术部分的基本要素包括以下几个方面。

        项目介绍:要对项目进行简单介绍,让投标人有一个基本了解。在项目介绍中,如果有必要的话,应说明地理条件、地震设防等级以及天气、水文等环境条件,作为物流中心的招标,有时环境因素非常重要。

        招标范围:招标货物的具体范围。一般应以列表方式, 详细列出设备清单。招标范围特别忌讳模棱两可或出现歧义。对于详细程度,不同标的物的招标文件是不同的,如果属于标准产品,则以细为宜,如货架、托盘、叉车的招标,应要求明确细致;如果是非标产品,尤其是有改进和细化要求的招标,则不宜过细,如输送系统等。当然,招标重点在于可比性,因此不鼓励对标的进行大的改动。对于软件招标,更多的应强调业务范围和应达到的技术指标。而作为一项设计方案的招标,可能限制就要少很多,只对宏观的数据指标比较重视。

        技术要求:技术要求是技术文件的重要组成部分。技术要求要有一定的代表性和适应性。要避免对细节过于详细的描述而出现明显的倾向性,因为这是招标相关法律法规所不允许的。除非采用定向采购或单一来源采购, 否则,在招标文件中规定整机型号是不允许的,行业中广泛采用的关键零部件则不受此限制,如电机和减速器,对于行业中广泛采用的设备,则不受此限制。在技术要求中,尤其要明确设备或系统的性能指标。为了说明系统的性能,有时需要对系统流程进行清晰的描述。有些客户由于不明就里,对于技术指标提出过高的要求,这是非常不利的,作为集成商,应及时劝说客户,耐心解释。

       验收标准:项目的验收标准。主要有两个,其一是国家和行业标准,其二是合同要求。

       工期要求:每个项目都有工期要求,很多实际案例中,工期往往比较紧张,甚至出现不合情理的情况,这对投标人是不利的,对于整个工程的顺利完成也不利。提出合适的工期要求是比较可取的。

       售后服务承诺:这是容易忽视的地方。其实招标文件的目的是控制成本、质量和工期,而售后服务(包括备品备件)是构成成本的关键内容之一,却往往被忽视。因此对售后服务做出详细承诺是必要的,并且应作为重要的评分依据。

       培训要求:主要是对培训时间、人员、课程以及所需达到的目标做出承诺。这也是整个项目实施的重要组成部分。

       03 系统一致性问题

       一致性是指整个项目在设计指标的要求方面要一致,才能使投标价格变得合理。否则,会推高投标价格,并且会降低系统的性能。很多情况下,设计者和用户关注的往往是单一的技术指标, 如单一速度, 但对整体性能缺乏必要的了解,就会提出许多非理性的要求,不仅给投标人造成困惑,还会造成浪费。如自动化立体库系统(AS/RS),最关键的指标应是系统处理能力和稳定性指标,但有时客户只对堆垛机的行走速度这一项指标提出很高的要求,甚至忽视整个系统的综合能力,不能不说是舍本逐末;又比如高速分拣设备,不仅要强调分拣机分拣能力,也要考虑供包线的能力与之匹配。有些招标文件仅仅强调一个方面而忽视其他相关方面,有的甚至仅要求分拣机运行速度,殊不知分拣速度越快可能会对系统产生负面影响,如系统的稳定性、噪声、使用寿命等。

        对于一个物流系统来说,以下几方面应保持一致。

        收货指标、库存指标、发货指标、平均库存周转天数:这4个参数具有一定的关联性,在设计中要特别注意。收货指标描述了每天货物流入的量,发货指标描述的是每天货物流出的量,在一定时间点的库存则描述了当前的库存量,据此可以计算出货物的平均周转天数。一般情况下, 收货与发货在一定时间内应该是平衡的,库存周转天数则要求与行业的平均水平相一致, 当然也有例外的情况。

       物流系统各环节间的物流量:如收货环节的托盘数和周转箱数、发货环节的托盘数和件数、包装系统中的物流量、包装台数量等都应保持一致性。

       设备能力的匹配:设备能力与物流量要有匹配性,维持在一定范围。设备利用率过低,会造成浪费,反之,将达不到设计要求。设备能力匹配的重要性尤其体现在立体库的堆垛机与输送系统的匹配、输送机主线和支线的匹配、分拣机与合流输送机统的匹配、包装台与设计能力的匹配等。对于系统来说,有很多主要指标,但总体设计指标满足要求是最主要的,仅仅追求单个设备指标是没有意义的。

       对于一个子系统,如一个自动化立体库,对外来说,其技术指标要保证总体关于入库和出库的能力匹配,对内来说,货位数、输送机、堆垛机等也要有一致性。如果不能保持一致就会造成浪费,即使是特殊情况也是如此。

一致性的问题还有很多, 如物流门的尺寸、电梯的尺寸和额定荷载等,这里不一列举。 重要的是,让投标人明白所需要的东西是什么、供货范围是什么、基本参数是什么,以及为什么如此等,非常重要。

      04 完整性要求

       完整性要求是招标文件非常重要的内容。一般情况下, 招标文件无法穷举所有设备和要求,也无法对一个系统进行完整细致的描述,尤其是辅助物和关联设备,很容易形成遗漏,如安全防护装置、跨梯、楼梯、栏杆等。这些设备的数量本来就有一定的随意性,因此,在投标时,最好的办法是提出完整性的要求。

        作为系统组成部分的一台设备或一个子系统,它应是完整的。如在描述一台叉车时,有时并不会对轮胎数量进行具体描述,但轮胎是作为叉车不可或缺的一部分存在的,购买叉车时,并不要为轮胎单独付费,除非需要额外增加轮胎的数量。对于非标设备,应该明确其完整性,如堆垛机的安全装置、轨道、供电系统、控制系统等,这是在行业中约定俗成的。

        作为一个系统,其完整性更应该保证,如AS/RS。有些投标人会利用招标文件的漏洞将没有明示但作为完整性要求又必须包括的内容故意遗漏,从而获得较好的价格,一旦中标, 又提出追加遗漏的东西,使招标人蒙受损失。这样的例子是很多的。

        当然,对一个系统进行设计和招标采购,集成商自身要明白完整性的含义,本身不能有大的遗漏。最好的办法是理出清单,并一一核对。 一方面不要出现项目的遗漏,另一方面是一个项目下设备的基本数量不能错误。以前曾有过遗漏托盘而使预算出现大问题的情形,导致项目最终无法投入使用,造成重大 损失。

        有时采用其他办法(如图纸)进行完整性约定也是一个好的办法。 如货架招标中,其数量是按照图纸要求进行就比清点数量更准确一些, 也容易说清楚。

        05 评分方法

        关于评分方法有很多版本可以借鉴,但好坏因人而异。本篇认为招标文件的宗旨是找到合适的产品供应商,所以评分方法也要为这个目标服务。

        评分分为两个部分:商务部分和技术部分。一般情况下, 技术部分50% ~ 60%比较适宜,但也有些标准产品的招标特别注重商务部分,技术部分只占40%甚至更低。

        商务部分的评分主要是价格部分的评分,当然也会关注企业规模、信用等级等。从过去的经验看,采用最低价最高分的方法是不可取的,采用加权平均价最高分的方式比较好。加权平均价一般的计算方式是以有效报价平均值95%~98%为基础价格,对偏离基础价的有效报价都应该扣分。这一方法的优点是在一定程度上避免了恶性竞争、避免恶意报价等问题。除非特别大的招标项目,否则对企业规模进行打分都是没有意义的,因为企业规模作为评价指标往往会出现判断上的偏差,即专业性往往比企业规模更为重要。

        技术部分的评标有很多项指标,如对项目的理解、完整性、创新性、方案的优劣、技术指标、关键设备和技术的先进性、设备成熟度、培训内容、售后服务措施、团队构成以及生产能力等。猛一看,这些指标都很重要,关键是如何从这些指标中理出头绪,找到符合本次招标的关键因素。不要让次要指标改变了评标结果,这是非常关键的一点。

        不同的产品,其技术评价关键指标是不同的。以下的内容在大部分情况下可以作为参考。

        设计类评标:主要是理解力、技术方案和团队经验,其他都是次要的。

        集成类评标:主要是理解力、 方案、前瞻性、成功经验、团队等。

        货架及托盘产品:主要是产品的成熟度、生产能力、安装能力(货架)等。

        堆垛机:技术指标、成熟度、产品构成、售后服务是关键。

        输送机:技术指标、成熟度、产品构应、售后服务是关键。

        软件产品:理解能力、成熟度(针对性)、团队经验、服务等是关键。.

        叉车:产品的技术指标、成熟度、服务网点是关键。

        仓库门:产品的技术指标、成熟度、服服务网点是关键。

        需要指出的,对于有些关健指标的缺失应一票否决,而对于次要指标,尽可能不要让其干扰评分结果。

        06 其他

        质量、工期、价格,这三者是招标文件的重点。关于价格,要关注的不仅是设备本身的价格,还要看其运营成本、付款方式对资金成本变化、使用寿命、维护费用等的影响,而这几方面往往容易忽视。

        有时专家们过于相信投标人的承诺,但如果仅仅凭借投标文件是很难取得预期结果的。

        工期就是一个很有意思的例子,有谁能不接受招标人要求的工期呢?但真的能够按时完成吗?这时,考察一下投标人的生产能力、过往业绩、团队能力以及财务能力是非常必要的,而不仅仅停留在确认其承诺。尤其对于大型工程,工期比较紧的时候更是如此。

        产品质量的判断通常是比较困难的。除非有成熟的样品(通过实践参观证明)和广泛的用户,否则无法得到验证。标准产品往往比较好评价,如叉车就是一个很好的例子。而对于像WMS、分拣机这一类产品, 有时很难分辨其优劣,自然就做不出恰当的评价,这时唯一可以说服评委的应该是应用案例。

        重要的产品应设置准人门槛,这是未来长期的售后服务所要求的。在这方面企业最好不要做第一个吃螃蟹的。在多年的评标过程中。一般更倾向于采用成热且专业的产品,因为这样的产品符合用户的长期利益。但有时也不得不承认,很多新产品的确具有很强大的生命力,对这类产品,应该鼓励,而不应该扼杀。

(注:本文发表于2016年第22期《物流技术》杂志,有部分修改)

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